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    后勤处合同管理规定

    发布时间:2013-11-21 17:41  点击:9872次

    第一章 总则

    第一条 为规范工作秩序,加强合同管理,根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规,结合后勤工作实际,制订本规定。

    第二条 后勤处各下属单位必须切实执行本规定。凡因违反规定而造成损失的,要追究当事人责任。

    第三条本规定适用于后勤处各下属单位签订的各类经济合同和协议。

    第四条 在签订合同之前,签约人必须依法正确履行审查义务,认真了解对方当事人的情况,包括:对方单位是否具有法人资格、是否有经营权、是否有履约能力及其资信情况,对方签约人是否法定代表人或其委托人及其相应代理权限等。做到既要考虑本方的权益,又要考虑对方的条件和实际能力,确保所签合同有效、有利。  

    第二章 合同的审查批准

    第五条合同实行分类管理和审批。

    第六条 合同审批权限如下:

    1、具有法人资格的单位

    (1)常规经营行为合同,即在单位经营范围内为从事正常经营活动所签订的一般合同,且合同标的额在10万元以下,经后勤处质检科、管理科审核,分管处领导同意,报请处务会审批后,由本单位法定代表人签订。

    (2)工程招投标类合同,如大型设备采购、大型工程项目建设等合同,且合同标的额10万元(含)以上,应上报后勤处分管领导,由分管处领导向处务会汇报,处务会同意并经招投标后,由本单位法定代表人签订。

    (3)其他重要合同,如合资、合作经营合同;承包经营合同;对外投资、融资借款合同;重大设备租赁合同(半年以上);固定资产购买或投资合同;无形资产转让合同;技术引进合同;以及其它对企业经营可能产生较大影响的合同等,应上报后勤处,由分管处领导向处务会汇报,必要时需经招投标,处务会同意后,由本单位法定代表人签订。

    2、不具有独立法人资格的单位

    (1)常规经营行为合同,即在单位经营范围内为从事正常经营活动所签订的一般合同,且合同标的额在10万元以下,经后勤处质检科、管理科审核,分管处领导同意,报请处务会审批后,由分管处领导和科室(中心)负责人签订。

    (2)工程招投标类合同,如大型设备采购、大型工程项目建设等合同,且合同标的额10万元(含)以上,应上报后勤处分管领导,由分管处领导向处务会汇报,处务会同意并经招投标后,由分管处领导和科室(中心)负责人签订。

    (3)其他重要合同,如合资、合作经营合同;承包经营合同;对外投资、融资借款合同;重大设备租赁合同(半年以上);固定资产投资合同;无形资产转让合同;技术引进合同;以及其他对企业经营可能产生较大影响的合同等,应上报后勤处,由分管处领导向处务会汇报,必要时需经招投标,处务会同意后,由分管处领导和科室(中心)负责人签订。

    3、标的数额巨大,或对学校的教学、科研、生活等方面会造成重大影响的合同,无论是法人单位还是非法人单位,都应经后勤处审定后,上报学校审批。

    第七条必要时要组织有关专家对合同进行审核,审核的要点包括:合同的合法性、严密性、可行性等。

    第八条根据法律规定或实际需要,经后勤处研究,部分合同视必要程度还应当呈报学校批准或报有关机构鉴证,或请公证处公证。

    第九条合同的审批程序如下:

    1、申报。各单位对外签订合同时,应事先填写《后勤处合同签约审批表》(详见附见1),随同合同初稿及有关资料、附件等,一并上报后勤处综合科核阅,由综合科根据合同的类别和内容交由后勤处相关科室进行会签。

    2、会签。对送审的合同以及相关材料,质检科应认真核阅,必要时可进行调查研究,或通知申报单位补报材料。最后签署:可行、不可行或需进一步谈判(应提出谈判的具体要求和注意事项)等会签意见。

    3、审批。质检科会签完成之后,报请分管副处长审阅并签署意见,由分管副处长向处务会汇报相关情况,处务会根据合同的性质、标的额等做出相应的审批意见:(1)直接授权处长(分管副处长)或法人代表签订合同;(2)启动招标工作,并按照招标工作管理流程开展后续工作;(3)上报学校批准,待学校批准之后,再行开展后续工作等。处务会一致通过的审批意见应填写在《后勤处合同签约审批表》上,并加盖后勤处公章确认。《后勤处合同签约审批表》(一式两份)一份及合同初稿留底,另一份连同其他材料发还申报单位,由承办人按审批的意见办理。

    第三章 合同的签订

    第十条签订合同,必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则。

    第十一条后勤处实行处长负责制,处长在学校法定代表人的委托下可以签订或委托他人签订有关合同。后勤处下属的法人单位对外签订合同,须先报请后勤处处务会批准,方可由法定代表人签订;非法人单位签订合同须报请后勤处处务会批准,由处长签订或授权分管副处长签订。

    第十二条签订合同,如涉及后勤处内部其他单位,应事先在内部进行协商,统筹兼顾,然后签约。

    第十三条 合同应采用书面形式,紧急情况经处长临时授权时达成的口头协议,事后应补办书面形式的合同文本。

    第十四条合同当事人权利、义务的规定必须明确,合同内容必须规范、准确、详实。

    第十五条 签订合同,除合同履行地在我方所在地外,签约时应力争协议、合同由我方所在地人民法院管辖。   

    第四章 合同的履行与管理

    第十六条合同依法成立,即具有法律约束力。与合同有关的单位、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则,严格执行合同所规定的义务,确保合同的实际履行和全面履行。

    第十七条 后勤处处长、各分管副处长、各单位负责人及其委托人具体负责各自授权范围的合同签订、履行、监督工作。

    第十八条综合科负责合同的申请受理及合同文本管理,管理科负责所分管合同的起草及招投标等事宜,质检科负责合同的审核及履行过程的监督管理。

    第十九条 各签约单位应加强对有关合同履行的动态监督,对合同履行过程中的各个环节及时跟踪、管理。各单位负责人及签约人应随时了解、掌握本单位合同的履行情况,发现问题及时处理。否则,造成合同不能履行、不能完全履行的,应追究有关人员的责任。

    第二十条各单位必须认真落实合同基础管理工作。具体如下:

    1、指定专人负责合同的基础管理工作。对于合同管理人员应定期培训,并不定期检查其工作情况。

    2、建立合同档案。严格按照本规定管理合同档案。

    3、建立合同管理台帐。各单位应根据合同的不同种类,建立合同的分类台帐和总台帐。台帐的主要内容包括:序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、标的额、对方单位、履行过程、交接情况、验收及备注等。台帐应按签约日期顺序填写,做到准确、及时、完整。

    第二十一条合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,一般应以物资交清,工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

    第五章 工程合同的验收与结算

    第二十二条工程完工后,施工单位进行自检,认为自检合格后执《竣工验收单》通知管理科进行验收,由管理科组织立项单位、质量检查科、使用单位、施工单位进行竣工验收。属于国拨资金(政府投资) 的工程,要请学校审计部门参加验收。以上单位的代表在工程竣工验收单上签字认可后方可视为最后竣工。

    需具备以下文件资料方可办理结算手续:

    1、工程立项后勤处领导批示(原件);

    2、如果是招标工程,要有《招标组专家评标会议纪要》;

    3、如果是外包(招标)工程要有《工程合同》;《施工单位营业执照(复印件)》、《施工单位资质证明(复印件)》、代理产品要有《代理授权书》、《施工人员资质证明》;

    4、如果工程由后勤处相关中心施工,要有《工程任务单》;

    5、如果有增(减)工程项目或工程内容变动需有《工程洽商记录单》及洽商预算书(如工程量较大,变更前需先经后勤处领导批准);

    6、如果有隐蔽工程需有《隐蔽工程检查验收单》;

    7、主要材料的检验合格报告;

    8、《工程竣工验收单》;

    9、属于国家强制检查验收的工程项目要有北京市相关主管单位的验收合格证明;

    10、《工程预(决)算书》;

    11、工程量清单。

    第二十三条在工程竣工验收前7天,管理科将以上工程审计决算资料交质量检查科。质量检查科审计完毕后交主管副处长审核、处长审定后,方可办理决算付款。

    第二十四条招投标工程,质量检查科初审后送交学校审计处复核审计完毕后,方可办理决算付款。

    第六章 合同的变更、解除

    第二十五条在合同履行过程中碰到确有不可克服的困难(如遇不可抗力影响)而需要变更、解除合同时,应在法律规定或合理期限内,从维护后勤处合法权益出发,与对方当事人进行协商。

    第二十六条变更、解除合同的手续,应按合同签订的审批权限和程序执行。经鉴证的合同,在达成变更、解除协议后,应报原机构备案。经公证的合同,在达成变更、解除协议后,必须报公证机构重新公证,才具有法律效力。

    第二十七条变更、解除合同,一律采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等),口头形式一律无效。

    第二十八条变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行。

    第二十九条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免负责任的以外,均应承担相应的责任,并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

    第七章 合同纠纷的处理

    第三十条合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的,签约人必须对纠纷的处理负责到底。涉及后勤处内部几个单位的,应在内部协调好,做好配合工作,统一意见,可成立一个由各单位代表组成的纠纷处理小组,以主签约单位为主负责处理合同纠纷。

    第三十一条 需要法律帮助的合同纠纷,由后勤处组织相关单位解决,有关单位必须协助配合、主动提供所有相关的证据材料等。

    第三十二条提请处理合同纠纷的程序是:

    1、承办人填写《合同纠纷处理审批表》(详见附件2),根据合同审批权限报批。

    2、对经协商仍无法解决或认为有必要通过法律途径解决的合同纠纷,经处长同意,可上报学校,然后提交仲裁部门或人民法院依法处理。

    第三十三条对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的,应签订书面协议,由双方代表签字并加盖双方公章。

    第三十四条 对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书,有关主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书,在正式生效后,各单位应由专人负责该文书执行的跟踪或履行。

    第三十五条对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的,承办人应及时向主管负责人汇报。经协商无效者,由后勤处相关科室配合各单位向人民法院申请执行。

    第三十六条合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关单位,并将有关资料汇总、归档。

    第八章 附则

    第三十七条本规定经2009年11月11日后勤处处务会讨论通过,自公布之日起执行。

    第三十八条本规定由后勤处负责解释。

     

    附件1:《后勤处合同签约审批表》

    附件2:《后勤处合同纠纷处理审批表》

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