首 页  >  规章制度  >  档案管理  >  正文

    后勤处档案管理办法

    发布时间:2013-11-21 16:58  点击:9291次

    第一章 总 则

    第一条  为加强后勤处档案管理工作,充分发挥档案在工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《北京邮电大学档案管理办法》,结合后勤工作实际,制订本办法。

    第二条  后勤处在党政管理、工程项目管理、招投标管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文档、实物档案等不同载体的文件材料,均应编制归档。

    第三条  后勤处档案是全处职工各项工作的真实记录,是重要的信息资源,是历史的凭证。

    第四条 档案管理实行谁主管谁负责。后勤处各部门应加强对档案工作的管理,切实把它纳入部门管理工作职责之中。各部门和个人应当遵守本办法,并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

    第二章 管理体制及职责

    第五条 本处档案工作坚持统一领导、分级管理、分类保存的原则。后勤处档案受学校综合档案室指导和本处主管领导分管,各科室各中心必须指定专人(档案员)负责档案管理工作。

    综合科档案管理范围:各类公文文档、来往函件、党建资料等;

    管理科档案管理范围:各类基本建设、维修工程、大型设备材料等;

    质检科档案管理范围:各类安全生产、安全检查、质量标准体系档案等材料;

    财务部档案管理范围:各类财务方面材料。

    下属中心档案管理范围:本中心各类档案材料。

    第六条 分管处领导职责:指导全处档案工作;协调各部门落实档案工作“四同步” (布置、检查、总结、验收);负责对各部门档案工作进行监督、检查和考核;负责档案的划密、解密和档案归档的领导工作;研究决定档案工作的重大事宜。

    第七条 档案员的基本任务:

    (一)贯彻执行国家和学校关于档案工作的政策法规,规划本单位的档案工作。制订档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况;

    (二)对有关资料进行接收、收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作;

    (三)执行保密制度,按学校要求做好档案密级划控和守密工作;

    (四)做好档案利用工作,主动为各项工作服务,为职工服务;

    (五)做好档案编研工作和信息开发交流工作,发挥档案的信息源作用;

    (六)做好防火、防盗、防虫等工作,确保档案安全;

    (七)围绕后勤处中心工作,完成后勤处交办的任务。

    第八条 后勤处综合科负责根据学校要求,向学校档案馆移交档案,各中心档案员负责做好向后勤处的档案移交工作。

    第三章 档案的形成和归档

    第九条 后勤处各项工作应与档案工作实行“三纳入”、“四同步”,即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入党政管理人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。

    第十条 后勤处机关、各中心档案员应按要求,对形成的文件材料认真积累、整理。

    第十一条 对于个人在从事党政管理职务活动中形成的各种载体的文件材料,必须按规定归档,任何个人和部门不得据为已有。

    第十二条 提倡个人向后勤处捐赠在非职务活动中形成的档案材料,档案员应做好此类档案的接收和管理。

    第十三条 归档范围:

    (一)文档方面:

    各类工作计划和总结、各类上级来文、各类学校来文、各类向学校和上级部门的行文、各类发文、各类内部呈文、各类会议纪要、各类会议记录、各类重大活动影响资料、各类规章制度、各类规章制度的修订和完善记录、各类统计资料等。

    (二)基本建设、维修工程方面:

    工程(或维修)项目的立项、规划、设计、施工、竣工等各阶段产生的文字、图表、声像、电子等载体的原始记录;如:可行性研究、规划方案、立项申请、批复、设计、施工图纸、招投标资料、水、电扩容的方案、施工现场记录、设计与施工修改变更的请示和批复及施工变更通知书、施工合同、施工组织设计、进度计划、施工措施、设备、材料人员进场安排、预(结)算报告、施工监理的合同、监理日记、监理报告等有关资料。

    (三)大型设备方面:

    水泵房、高压电房中的设备、锅炉房等。后勤设备的开箱记录、使用说明书、保修卡、用户的使用、维修记录、水泵房、高压电房的运行记录、值班记录等等。

    (四)地下隐蔽工程方面:

    校园内水网、电网、煤气管网及电视、电信、宽带网络等隐蔽工程的设计、施工、平面布置图、维修记录及竣工资料。尤其重要的有:给水、排水、弱电、地下电缆、煤气管网等的设计、管网布置图、施工合同、施工进度、预付款情况及工程结算书、竣工图纸、竣工报告等资料。地下管网工程的维修、检测记录、工程材料取样试验、水质化验及检验报告等。

    (五)党建与思政工作方面:

    党的建设、思想宣传工作、廉政建设等工作中有保存价值的不同载体的文件材料。

    (六)财务管理方面:

    财务管理工作中具有保存价值的会计账薄、报表、票据等不同载体的原始文件材料。

    (七)校园环境管理方面:

    主要内容包括日常管理、校园美化、绿化、规划设计、校园平面图等有保存价值的材料。

    (八)安全生产方面:

    涉及安全生产、安全检查、质量标准体系等各类文件、规章制度、检查记录、整改落实资料等。

    第十四条 归档要求:

    (一)档案员应对归档的文件材料进行认真审查,凡归档材料不完整、不齐全、不规范的将不予接收。

    (二)档案员应按照文件材料自然形成的规律,保持彼此之间的有机联系,符合便于利用的要求,进行整理组卷,编写页号、件号,填写卷内目录、备考表、案卷目录,注明保管期限和密级,应归校档案室的报主管领导审核签字后,由后勤处统一移交学校综合档案室。

      (三)归档的文件材料同一类的应格式一致、装订工整、字迹图橡清晰等符合规范要求。禁用圆珠笔、铅笔书写,禁用复写。归档的文件材料原则上要求必须是原件。

    第十五条 归档时间:

    (一)党政类,能按年度归档的文件材料,在次年四月底前归档;

    (二)设备类、财务类的档案,每学期结束前整理检查完毕,开学的第一个月内归档。

    (三)工程项目等材料,应于项目竣工后一个月内及时归档。

    第十六条 档案员应注意做好电子文件和特殊载体档案的管理工作。在电子文件归档时,实行电子版和纸质版双套制管理,做到逻辑归档和物理归档时有相关信息的移交登记。

    第四章 档案管理

    第十七条 后勤处综合科接收档案时,要按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目、排架等,按照学校统一要求办理。

    第十八条 后勤处综合科对档案保管期限、鉴定销毁等事宜应按学校要求办理。

    第十九条  单位撤消、合并和人员调动时,必须办理档案移交手续,不得私自带走和销毁档案材料。

    第二十条  后勤处综合科应定期对保存期满的档案进行鉴定,按学校要求对到期的档案提出销毁或延长保管期限的意见,登记造册,经分管处领导同意后上报学校批准,方可处理。

    第二十一条 后勤处机关和各中心应严格执行档案管理制度和做好档案统计工作,做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫等工作,确保档案的安全和利用。

    第五章 档案的借用

    第二十二条 档案的利用必须履行借用手续,档案员应做好提供利用和服务工作。因工作需要和有正当的理由,按规定办理有关手续,经分管处领导批准方可调阅档案。

    第二十三条 外单位人员借阅档案,需报经学校批准。

    第二十四条 后勤处档案材料原则不可外借出室,特殊情况要经处领导批准。对借出档案,档案管理人员要做借阅登记,定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,并及时报告处领导。借出档案要妥善保管按时归还。

    第二十五条 本办法自公布之日起执行,由后勤处负责解释。

    返回首页  |  返回顶部