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    后勤处公文处理办法

    发布时间:2013-11-21 15:51  点击:8139次

    第一章 总则

    第一条   为适应后勤改革发展的需要,实现后勤处公文处理工作的科学化、制度化、规范化、电子化,提高公文处理工作的质量和效率,依据《北京邮电大学公文处理办法》(试行),结合后勤处工作的实际情况,制定本办法。

    第二条   公文是在后勤管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

    第三条   后勤处公文分为党的机关公文和行政机关公文。

        党的机关公文是后勤党委实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。

        行政公文是后勤处在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

    第四条   公文处理是指包括公文的拟制、办理、管理、立卷、归档在内的一系列相互关联、衔接有序的工作。

    第五条   公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则,要做到准确、及时、安全、保密。

    第六条   公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和学校有关规定,确保各级秘密的安全。

    第七条   公文处理工作应贯彻统一领导、分级管理的原则,综合科是负责后勤公文处理工作的管理部门,主管后勤处的日常公文处理工作,并负责对处内各单位的公文处理工作进行业务指导。重要公文必须经后勤处领导处理。

    第八条   处内各单位的主要领导应当高度重视本单位公文处理工作,并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

    第二章 公文种类

    第九条   适用于后勤党政机关的公文种类主要有:

    (一)决定 适用于对重要事项作出决策和安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。

    (二)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

    (三)通知 适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项,任免干部或人员。还可用于党的机关发布党内法规、传达上级机关的指示等。

    (四)通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

    (五)报告 适用于后勤处向学校或后勤处下属单位向后勤处汇报工作、反映情况、提出建议,答复学校的询问。

    (六)请示 适用于后勤处向学校或后勤处下属单位向后勤处请求指示、批准。

    (七)批复 用于后勤党委(处)答复下属单位的请示。

    (八)函 用于后勤党委(处)与学校其他机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

    (九)会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。

    第十条   仅适用于后勤党的机关的公文种类有:

    (十)决议 用于后勤党委经会议讨论通过的重要决策事项。

    (十一)指示 用于后勤党委对党支部布置工作,提出开展工作的原则和要求。

    (十二)规定 用于后勤党委对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

    第十一条  仅适用于后勤处行政机关的公文种类有:

    (十三)通告 适用于后勤处公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

    第三章 公文格式

    第十二条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。

    (一)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,"请示"可在附注处注明联系人的姓名和电话。

    (二)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文部门。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

    (三)主送部门指公文的主要受理部门,应当使用全称或者规范化简称、统称。

    (四)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

    (五)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。会议通过的文件,以通过日期为准。

    (六)公文应当标注主题词。上行文按照上级部门的要求标注主题词。

    (七)抄送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门,应当使用全称或者规范化简称、统称。

    第十三条  公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

    第十四条  后勤党委或后勤处就所主管的学校事务对外行文,应使用“中共北京邮电大学委员会”版头或“北京邮电大学”版头,并分别使用下列发文字号:    校后勤字[公元年份]X号

    第十五条  后勤党委或后勤处就所主管的学校事务在全校范围内发布文件,应分别使用下列发文字号:    校后勤发[公元年份]X号

    第十六条 后勤处就本单位的内部事务作出决议、决定,提出意见、规定,发布通知、通报、通告,向主管相关工作的部门或领导进行请示、报告等,应分别使用下列发文字号:后勤[公元年份]X号

    第十七条  后勤处公文版头的主要形式及适用范围:

    (八)“北京邮电大学后勤处”版头公文:用于按照后勤行政的指示对内处理有关工作。

    (九)“中共北京邮电大学后勤委员会” 版头公文:用于按照后勤党委的指示对内处理有关工作。

    第十五条  后勤处发文字号的主要形式及适用范围:

    (十)党委会纪要[公元年份]X号:主要用于记载党委会的主要精神和议定事项。

    (十一)处务会纪要[公元年份]X号:主要用于记载处务会的主要精神和议定事项。

    (十二)中心主任会纪要[公元年份]X号:主要用于记载中心主任会的主要精神和议定事项。

    (十三)专题会纪要[公元年份]X号:主要用于记载专题会的主要精神和议定事项。

    第四章  行文规则

    第十六条  行文应当确有需要,注重实效,坚持少而精,正确使用公文用语。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。

    第十七条  后勤处根据工作需要可以与学校其他职能处室联合行文,联合行文应当明确主办部门,以主办部门发文代字行文;处内各单位之间原则上不要行文。

    第十八条  对不符合行文规则的上报公文,后勤处综合科有权退回主办单位。

    第十九条  后勤处向学校行文,应当主送一位校领导。后勤处内各单位不得越级向学校行文。

    第二十条  后勤处向学校或者后勤处下属单位向后勤处请示问题时,应当一文一事,不应当在非请示公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他部门业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报;经过协商未能取得一致意见时,应当在请示中写明。除特殊情况外,后勤处向学校的请示应当送校务办公室;处内各单位向后勤处的请示应当送综合科按规定程序办理,不应直接送领导者个人。

    第五章   发文办理

    第二十一条  发文办理指以后勤处名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。除有密公文外,后勤处向学校上行发文办理工作原则上应当通过网络办公系统进行。

    第二十二条  后勤党委或后勤处就所主管的学校事务对外行文,应按以下程序办理:

        由后勤处的工作人员拟稿,通过网络办公系统提交后勤处相关领导核稿,核定无误后经由校务办公室公文处理机构提交校务办公室有关负责人审核,审核通过后由校务办公室提交主管校领导签发,校领导签发之后由校务办公室复核、缮印,最后按规定登记、用印后将文件送出。

    第二十三条  后勤党委或后勤处就所主管的学校事务在全校范围内发布文件,应按以下程序办理:

        由后勤处的工作人员拟稿,通过网络办公系统提交后勤处相关领导核稿,核定无误后经由校务办公室公文处理机构提交校务办公室有关负责人审核,审核通过后由校务办公室提交主管校领导签发,校领导签发之后由校务办公室复核、缮印,最后按规定登记、用印后在校内分发文件。

    第二十四条  后勤处就本单位的内部事务作出决议、决定,提出意见、规定,发布通知、通报、通告等,应按以下程序办理:

    由后勤处的工作人员拟稿,然后提交后勤处的综合科负责人核稿,核定无误后提交后勤处相关领导签发,签发后由后勤处综合科复核、缮印,最后按规定登记、用印后在后勤处内部分发文件。

    第二十五条  后勤处就本单位的内部事务向主管相关工作的部门或领导进行请示、报告等,应按以下程序办理:

        由后勤处的工作人员拟稿,通过网络办公系统提交后勤处的负责人核稿,核定无误后经由校务办公室公文处理机构提交校务办公室有关负责人审核,审核通过后由校务办公室提交主管校领导批阅,校领导批阅之后由校务办公室回退后勤处,由后勤处按照领导批阅进行办理,并视公文内容完成文件的复核、缮印、登记、用印、分发等程序。

    第二十六条  草拟公文应当做到:

    (一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。

    (二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

    (三)公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。

    (四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

    (五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

    (六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”第四层为“(1)”。

    (七)应当使用国家法定计量单位。

    (八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

    (九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。

    第二十七条  拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

    第二十八条  公文送负责人签发前,应当由综合科进行审核。审核的重点是:报批程序是否符合规定;是否确需行文;内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神,是否完整、准确地体现发文单位的意图,并同现行有关公文相衔接;涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见;所提措施和办法是否切实可行;人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合本办法的规定;等等。

    第二十九条  文稿如需作较大修改,应当与原起草部门协商或请其修改。

    第三十条  公文经审核后应送交有关领导签发。以后勤处名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本单位名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

    第三十一条  公文正式印制前,综合科应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。

    第六章  收文办理

    第三十二条 收文办理指对收到的公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

    第三十三条 收到学校下发或交办的公文,由综合科负责签收、登记和审核,并由综合科负责人提出拟办意见,并按照拟办意见送交后勤处相关领导批示,随后交由承办单位办理。收到后勤处下发或交办的公文,由各中心办公室负责签收、登记,并送交中心领导阅示,随后交相关工作人员办理。

    第三十四条  公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级部门协调或裁定。

    第三十五条  审批公文时,主批人应当对具体事项明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有具体事项的,圈阅表示已阅知;电子阅文必须留下痕迹,签名即视为同意。

    第三十六条  送后勤处领导批示或者后勤处交由处内有关单位办理的公文,综合科要负责催办。

    第七章  公文归档

    第三十七条  公文办完后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

    第三十八条  归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本单位的主要工作情况,便于保管和利用。

    第三十九条  联合办理的公文,原件由主办单位整理(立卷)、归档,其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

    第四十条  本单位负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档。

    第四十一条  归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。

    第四十二条  拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

    第八章  公文管理

    第四十三条  后勤处公文由综合科统一收发、审核、用印、归档和销毁。

    第四十四条  学校的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经处领导或综合科负责人批准的,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

    第四十五条  公文复印件作为正式公文使用时,应该加盖复印机关的证明章。

    第四十六条  公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

    第四十七条  不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经主管处领导或综合科负责人批准,可以销毁。

    第四十八条  销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

    第四十九条  单位合并时,全部公文应当随之合并管理。单位撤销时,需要归档的公文经整理(立卷)后按有关规定归入档案部门。工作人员调离工作时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

    第九章  附则

    第五十条  后勤处向学校呈送非涉密公文的处理原则上一律通过办公平台进行;涉密文件的处理要严格遵循有关的保密规定和程序。

        后勤处下属单位向后勤处呈文,目前暂时使用文字签报格式。

    第五十一条  本办法经2009年9月24日后勤处处务会讨论通过,自公布之日起执行。

    第五十二条  本办法由后勤处负责解释。

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